Actuellement, certains mécanismes de communication ont été supprimées ou simplement devenues inutiles pour céder la place aux outils collaboratifs. Pour qu’une équipe de travail soit productive et efficace en 2024, le recours à ces tableaux de bord est devenu indispensable.
Trello, un outil collaboratif incontestable
Trello est un outil de mind-mapping puissant. Pour ceux qui ne le savent pas encore, ce concept permet de monter la carte mentale d’un projet, d’une équipe ou d’une société, mais surtout d’organiser ses idées.
En effet, Trello propose un système de tableaux avec des colonnes et des cartes comme on pourrait le faire lors d’un brainstorming avec des post-it.
Souvent, ces cartes représentant les tâches à accomplir sur un projet, les cartes peuvent contenir :
- un système de calendrier, il est possible de planifier une date et une heure d’échéance,
- des pièces jointes,
- des commentaires,
- des liens externes, utiles pour partager des liens Google Drive ou des accès personnels,
- des checklist pour organiser la carte par palier,
Il est possible de créer des cartes modèles pour dupliquer rapidement les projets. Les cartes sont également déplaçables d’une colonne à une autre selon l’avancement du projet. Elles peuvent aussi être copiées sur un autre tableau pour une gestion divisée d’un plus grand projet.
Dans le cadre de la création d’un site de niche par exemple, on peut imaginer une partie du projet pour les managers qui décident d’un plan de site, des mots clés ciblés et des briefs. Une fois les tâches réalisées, la carte Trello et ses informations est copiée ou dupliquée vers les équipes de rédaction qui s’occuperont de la rédaction complète des contenus.
En parallèle une autre carte Trello pourrait traiter des ambitions et objectifs du site ou d’un projet publicitaire…vous voyez l’idée.
Aussi, pour la participation de tout un chacun, le créateur du tableau donne un droit d’accès à ces cartes qui deviennent des sources d’information très riches et essentielles à l’avancement du projet commun.
À titre d’information, Trello existe déjà en version Web, application mobile et application PC.
Au fil des années, Trello s’est imposé dans les grandes entreprises, les plus petites PME et chez les indépendants qui délèguent tout ou partie de leurs projets. Et la version gratuite est dispose déjà des fonctionnalités évoquées ci-dessus.
Google Hangouts, pour une meilleure collaboration
Inscrit dans l’application Google, Google Hangouts est un outil de visio-conférence et de chat instantané. Précédemment, il est connu sous le nom de vidéo-bulles, une plateforme de messagerie instantanée et de vidéo conférence mise en service à partir de 2013 lors de la conférence de développement Google/O.
Si vous utilisez la messagerie Gmail, Hangouts se situe directement dans le volet gauche de Gmail depuis des années maintenant, l’utilisation est très facile et peut facilement s’insérer avec les autres tâches de votre business.
Cette application permet aux utilisateurs la création des visioconférences rapides. Il est possible d’intégrer directement des rendez-vous vidéo dans vos invitations Gmail.
Slack, un outil collaboratif largement prisé
Disponible sur ordinateur et sur mobile, Slack utilise des « espaces de travail » qui contiennent des espaces composés de « channels ». Un espace de travail fait référence à une entreprise, une équipe, un groupe de travail, tandis que les channels servent à organiser les conversations selon les thématiques. Slack se défini lui-même comme étant un QG numérique.
Grâce à Slack, la mise en place d’un channel réservé aux informations est possible. De cette manière, chaque service pourra avoir son propre channel avec des droits d’accès. Toutefois, un channel général est créé afin de garantir l’interaction avec la totalité de l’équipe au sein d’une même entreprise.
En plus de permettre une grande transparence, Slack marque la rupture avec les mails qui sont parfois trop formels.
Discord : l’outil d’échange et de discussions
Tout comme Slack, Discord est un lieu d’échange. A l’origine beaucoup plus dédié à l’univers du jeu vidéo, Discord a connu une popularité grandissante durant la pandémie de Covid en 2020. Depuis le réseau social et espace de travail personnalisable a su s’imposer dans de nombreuses branches.
Discord permet d’organiser un serveur en différents channels et de donner des rôles à chaques utilisateurs. Pour arriver sur un serveur, il faut obligatoirement avoir le lien ou se faire inviter ce qui limite les accès et permet de conserver un certain contrôle sur la diffusion de l’information.
Discord offre également la possibilité d’avoir des channels vocaux, il cumul ainsi la fonction d’espace de travail mais aussi de visioconférence et de chat vocal.
Discord s’impose durablement dans l’écosystème de la gestion de projet par de multiple fonctionnalités intéressantes et pratiques.
Google Drive, collaborer sur un espace de stockage
Gratuit et accessible, Google Drive est un outil de stockage disponible en ligne. Une fois que le compte Google est créé, vous pouvez stocker des contenus allant jusqu’à 15 Go.
Google Drive sert à créer des documents, de les centraliser et de les stocker dans des dossiers partagés. Répartir les dossiers avec d’autres équipes donne l’aspect collaboratif de Google Drive.
Côté sécurité, un double cryptage de documents qui sont stockés sur Google Drive a été mis en place par Google. En cas de piratage ou d’immixtion, les données stockées sont cryptées une première fois pour devenir inutilisables. Mis à part ce cryptage, un compte Drive est hébergé sur quelques serveurs partout dans le monde. C’est le mot de passe rassemblant toutes les données qui garantit une fiabilité de la sécurité des données.
Organisation de la communication sur les projets : conclusion
Nous vous avons présenté rapidement 5 outils très pratiques et efficaces pour communiquer avec vos partenaires ou vos équipes afin de réussir parfaitement la mise en place de vos projets.
Trello permet de mettre en forme la visualisation de votre projet alors que Google Hangouts va vous permettre de prendre rapidement des rendez-vous en visioconférence avec les différents acteurs d’un projet.
Slack ou Discord vous permettent d’échanger et de chatter plus régulièrement pour arranger les angles et ajouter les précisions au quotidien.
L’ensemble est parfaitement secondé et assisté par le Drive de Google qui permet de stocker 15 Go gratuitement, parfait pour diffuser vos documents, designs et dossiers.
Avec ces 5 outils numériques de qualité, vous avez le bagage organisationnel pour diffuser correctement et déléguer parfaitement vos projets.
